Nel costante impegno per servire al meglio gli Stati membri che compongono l’Organizzazione internazionale della vigna e del vino, le risposte sono state analizzate e trasmesse alla piattaforma in questione al fine di migliore questo servizio in occasione di eventuali riunioni virtuali future.
Ecco un’analisi e una proposta di chiarimenti.
Dalle 150 risposte ottenute (37%) emerge una complessiva soddisfazione, con un voto medio di 8/10.
Su 22 riunioni delle 4 commissioni e sottocommissioni, circa la metà degli esperti (48%) ha partecipato a 2-5 riunioni. Incrociando le risposte alle domande 1 e 4, si osserva che la difficoltà di uso della piattaforma si riduce drasticamente all’aumentare della frequenza di utilizzo.
Al fine di preparare al meglio le riunioni, l’OIV aveva fornito anticipatamente un manuale d’uso che riportava i passaggi da seguire per un buono svolgimento degli incontri. In considerazione del voto medio generale di 8/10, si valuterà la pertinenza e l’utilità di ripetere tale iniziativa.
I punti da migliorare
I punti deboli riscontrati al momento del collegamento e della partecipazione sono i seguenti: problemi di connessione internet per il 41% di coloro che hanno risposto al questionario, problemi audio per il 31% e video per il 10%. Il 16% degli esperti ha trovato difficoltoso l’utilizzo della piattaforma KUDO: si evidenzia che l’11% ha avuto difficoltà a richiedere l’accesso al floor (lo spazio per prendere la parola). Si ricorda che la richiesta di prendere la parola su KUDO avviene in due passaggi: prima l'esperto chiede la parola, poi il moderatore accetta la richiesta affinché l’esperto possa apparire sul floor e parlare.
La piattaforma KUDO è strutturata in modo da poter accogliere un massimo di 5 persone sul floor. Questa mancanza di visibilità nel corso delle riunioni è stata un problema per il 20% degli esperti che hanno risposto. La limitazione del numero di persone è dovuta alla larghezza di banda richiesta da KUDO e alla scelta dell’OIV di considerare il floor alla stessa maniera della tribuna delle riunioni in presenza.
Altri problemi minori sono stati la fascia oraria scelta per le riunioni (8%), la perdita della password (9%) o i firewall che hanno impedito l’uso di KUDO (9%), aspetti di cui va tenuto conto per il futuro.
Ciò nonostante, malgrado le difficoltà riscontrate, l’83% degli esperti che hanno risposto al questionario concordano nell’affermare che questi problemi tecnici sono stati risolti efficacemente da parte della squadra tecnica messa a disposizione per l’occasione. Infatti, per l’intera durata del mese delle riunioni è stato attuato un monitoraggio costante dei problemi riscontrati da ogni partecipante.
I punti di forza della piattaforma
Parallelamente, possiamo menzionare i punti di forza dell’uso di questa piattaforma per lo svolgimento delle riunioni primaverili.
L’83% ha apprezzato la presenza della traduzione simultanea. L’uso della piattaforma KUDO ha permesso agli esperti di seguire le riunioni nelle 5 lingue ufficiali dell’OIV, conditio sine qua non che ha determinato la scelta di KUDO da parte dell’OIV.
Il 68% ha indicato che uno dei principali vantaggi è stata la possibilità di connettersi dal proprio paese di origine. L’organizzazione delle riunioni virtuali non solo ha permesso ai lavori di andare avanti, con 18 risoluzioni fatte avanzare alla fase 7, ma ha anche comportato un aumento del 56% della partecipazione degli esperti rispetto all’anno precedente.
Malgrado l’assenza di contatto diretto, si osserva che la grande maggioranza dei partecipanti è complessivamente soddisfatta (7/10) dell’interazione e della presa di parola consentite dall’uso di questa piattaforma.
Questa prima parte del questionario si chiudeva con una domanda a risposta aperta in cui gli esperti erano invitati a fare dei suggerimenti per migliorare le future riunioni dell’OIV su questa piattaforma. L’OIV ha preso atto delle 85 risposte ricevute e ha trasmesso i commenti a KUDO.
Le principali tendenze che emergono da tali risposte riguardano l’ottimizzazione della chat (canale diretto verso l’operatore, maggior chiarezza nelle chat private, ecc.), la necessità di identificare chiaramente l’oratore e la procedura di registrazione, un po’ laboriosa. Alcuni suggeriscono inoltre di utilizzare KUDO per i gruppi di lavoro telematici, in modo da poter acquisire familiarità con la piattaforma.
Identikit degli esperti dell’OIV e tendenze incrociate
In un secondo momento, è stato inviato un questionario facoltativo mirato a tracciare un identikit dell’utilizzatore-tipo durante le riunioni del mese di giugno.
L’esperto-tipo lavorava dal proprio domicilio (59%), su un computer professionale (64%), portatile (57%) e che aveva meno di 3 anni (42%). L’86% utilizzava Windows come sistema operativo e Google Chrome come navigatore (91%). La connessione WiFi è stata preferita dal 57%, mentre il 43% utilizzava la fibra ottica. Le periferiche erano principalmente quelle del computer, con l’86% che utilizzava la videocamera integrata e il 39% l’audio integrato, la stessa percentuale utilizzava anche le cuffie. Infine, tra le persone che non hanno partecipato alle riunioni, il 53% non si è connesso per mancanza di tempo piuttosto che per difficoltà tecniche.
L’elaborazione di questo profilo ci permette di comprendere, incrociando i dati, l’origine di alcune difficoltà. Ad esempio, per richiedere senza problemi la parola era necessario l’uso del navigatore Chrome. Nel primo grafico vediamo che il 13% degli esperti che hanno utilizzato questo navigatore ha riscontrato problemi nel prendere la parola, mentre ne hanno avuti il 60% degli utilizzatori di Firefox.
Si può osservare inoltre che le persone che utilizzavano il 4G hanno avuto molte più difficoltà di connessione (66%) rispetto a quelle che utilizzavano una connessione via cavo o la fibra ottica (38% rispettivamente).
Infine, molti dei problemi di audio e video possono essere spiegati dal mancato uso di periferiche adeguate: ad esempio, l’uso di cuffie esterne ha permesso di ridurre i problemi audio dal 37% al 16%.
In seguito a una riunione di aggiornamento con KUDO e ai feedback sul questionario, verrà redatto un secondo documento con l’elenco delle questioni da risolvere prima delle prossime riunioni.
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