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27 Juillet 2020 — Vie de l'OIV

Les réunions virtuelles de l'OIV : bilan d'une première réussite

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Suite aux réunions qui se sont tenues de manière virtuelle pour la première fois, l’OIV a fait circuler un questionnaire de satisfaction anonyme visant à recueillir les remarques des 405 experts qui se sont connectés depuis 40 pays courant juin.

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Dans un souci de servir au mieux les Etats Membres qui composent l’Organisation Internationale de la Vigne et du Vin, les réponses ont été analysées et transmises à la plateforme en question afin d’améliorer ce service pour de potentielles futures réunions virtuelles. 

En voici une analyse et une proposition d’explication.

Des 150 réponses obtenues (37%), il en est ressorti une satisfaction globale avec une note moyenne de 8/10.

Sur les 22 réunions des 4 commissions et sous-commissions, près de la moitié des experts (48%) ont participés à entre 2-5 réunions. En croisant les réponse des questions 1 et 4 on observe que la difficulté d’utilisation de la plateforme décroit drastiquement à mesure que croit le nombre d’utilisations.

Afin de les préparer aux mieux, l’OIV avait établi en amont un guide d’utilisation répertoriant les étapes à suivre pour le bon déroulé des réunions. La pertinence et l’utilité de cette démarche sera reconduite aux vues de la note moyenne de 8/10 attribuée.

Les points à améliorer

Dans les points faibles rencontrés lors de la connexion et participation, on trouve : le problème de connexion à Internet pour 41% des répondants, un problème de son pour 31% et de caméra pour 10% d’entre eux. 16% des experts ont trouvé que KUDO était une plateforme difficile à utiliser : on peut mentionner pour 11% des experts une difficulté à demander l’accès au floor (l’espace de prise de parole). Pour rappel, la prise de parole sur KUDO se faisait en deux étapes avec, dans un premier temps, une demande de parole de l’expert puis, dans un deuxième temps, une acceptation de la part du modérateur afin que l’expert puisse ensuite apparaître sur le floor et parler.

De fait de son fonctionnement, la plateforme KUDO pouvait accueillir jusqu’à 5 personnes sur le floor. Or, cette absence de visibilité pendant les réunions a été un souci pour 20% des experts interrogés. La limitation du nombre de personnes est due à une capacité maximale de la bande passante requise par KUDO et au choix de l’OIV de considérer le floor de la même façon que la tribune lors des réunions présentielles.

D’autres contraintes mineures tel que le créneau horaire des réunions (8%), la perte du mot de passe (9%) ou les pares-feux empêchant l’utilisation de KUDO (9%) sont aussi à garder à l’esprit pour le futur.

Toutefois, et malgré les difficultés rencontrées, les experts interrogés s’accordent à 83% à dire que ces problèmes techniques ont été résolus de manière efficace par l’équipe technique mise à disposition pour l’occasion. En effet, un suivi constant des problèmes rencontrés par chaque participant a été mis en place tous au long du mois de réunions.

Les forces de la plateforme

En parallèle, on peut citer les points forts qui ressortent de l’usage de cette plateforme pour la tenue des réunions de printemps.

83% des répondants saluent la présence de la traduction simultanée. En effet, l’usage de la plateforme KUDO a permis aux experts de suivre les réunions dans les 5 langues officielles de l’OIV, condition sine qua non qui a déterminé le choix de l’OIV pour KUDO.

La possibilité de se connecter à partir de son pays d'origine a été l’un des principaux avantages soulignés par 68% des interrogés. La tenue des réunions virtuelles a non seulement permis aux travaux d’avancer, avec 18 résolutions qui passent à l’étape 7, mais a aussi induit une hausse de 56% dans la participation des experts entre 2019 et 2020.

Malgré l'absence de contact direct, on note que la grande majorité des participants sont globalement satisfaits (7/10) de l'interaction et de la prise de parole permises par l'utilisation de cette plateforme.

Une question ouverte venait clore cette première partie du questionnaire où les experts étaient invités à faire des suggestions pour améliorer les futures réunions de l'OIV sur cette plateforme. L’OIV a bien pris note des 85 réponses reçues et a aussi transmis ces commentaires à KUDO.

Les principales tendances qui ressortent traitent de l’optimisation du chat ( canal direct vers l’opérateur, plus de clarté dans les chats privés…), du besoin d’identifier clairement l’orateur qui parle ou du processus d’enregistrement parfois fastidieux. Certains suggèrent aussi d’utiliser cette plateforme pour les groupes de travail électroniques afin de mieux se familiariser avec.

Portrait-robot de l’expert OIV et tendances croisées

Dans un second temps, un questionnaire optionnel a été proposé afin de dresser le portrait type de l’utilisateur pendant les réunions du mois de juin.

L’expert type travaillait depuis son domicile (59%), sur un ordinateur professionnel (64%) portable (57%) qui avait moins de 3 ans (42%). 86% sont sous Windows et utilisaient Google Chrome (91%) comme navigateur. La connexion wifi (57%) a été privilégié et 43% utilisaient la fibre optique. Les périphériques étaient principalement ceux de l’ordinateur avec pour 86% d’entre eux la caméra intégrée et pour 39% l’audio intégré. Néanmoins, 39% aussi utilisaient un casque. Enfin, parmi les personnes qui n’ont pas participé aux réunions, 53% ne se sont pas connectés par manque de temps plutôt que par soucis technique.

L’élaboration de ce profil nous permet, en croisant les données, de comprendre l’origine de certains disfonctionnements. Par exemple, l’usage du navigateur Chrome était nécessaire pour une prise de parole fluide. Dans le premier graphique, que 13% des experts ayant utilisés ce navigateur ont eu des problèmes dans la demande de parole contre 60% pour ceux utilisant Firefox.

Dans la même veine, les personnes utilisant la 4G ont eu beaucoup plus de problème de connexion (66%) que ceux utilisant le câble ou la fibre optique (38% respectivement).

Enfin, beaucoup de problèmes de son et de vidéo peuvent être justifiés par l’absence d’utilisation du matériel périphérique adéquat : par exemple, l’usage d’un casque externe a permis de réduire le problème de son de 37% à 16% parmi les difficultés rencontrées.

Suite à une réunion de débriefing avec KUDO et aux retours du questionnaire, un second document sera établi avec le cahier des charges des points à solutionner avant de prochaines réunions.

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