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27 Juli 2020 — Leben der OIV

Virtuelle OIV-Meetings: das Ergebnis eines ersten Erfolgs

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Nach den Sitzungen der OIV, die zum ersten Mal virtuell abgehalten wurden, führte die OIV eine anonyme Zufriedenheitsbefragung durch, um Kommentare der 405 Experten einzuholen, die sich im Juni aus 40 Ländern den Videokonferenzen zugeschaltet hatten.

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Um den Mitgliedstaaten der Internationalen Organisation für Rebe bestmöglich zu dienen, wurden die Antworten analysiert und an die betreffende Plattform weitergeleitet, um den Service für mögliche künftige virtuelle Sitzungen zu verbessern. 

Nachfolgend sind eine Analyse und mögliche Erklärungen angeführt.

Aus den 150 erhaltenen Antworten (37 %) ist hervorgegangen, dass für die Gesamtzufriedenheit ein Notendurchschnitt von 8 (von 10 Punkten) erzielt wurde.

Es wurden insgesamt 22 Sitzungen der 4 Kommissionen und der Unterkommissionen abgehalten. Fast die Hälfte der Experten (48 %) nahm an 2 bis 5 Sitzungen teil. Bei einem Vergleich der Antworten auf die Fragen 1 und 4 stellt man fest, dass die Schwierigkeiten bei der Nutzung der Plattform mit zunehmender Zahl der Nutzungen stark abnahmen.

Um die Sitzungen so gut wie möglich vorzubereiten, hatte die OIV einen Benutzerleitfaden erstellt, in dem die Schritte aufgeführt sind, die für einen reibungslosen Ablauf der Sitzungen zu befolgen sind. Angesichts des Notendurchschnitts von 8 von 10 Punkten hat sich dieser Ansatz als relevant und nützlich erwiesen und wird fortgesetzt.

Verbesserungsmöglichkeiten

Zu den Schwachpunkten beim Einloggen und während der Teilnahme an den Sitzungen zählen: Problem mit der Internet-Verbindung bei 41% der Befragten, Problem mit dem Ton bei 31 % und der Kamera bei 10 % der Befragten. 16 % der Befragten hielten die Nutzung der KUDO-Plattform für schwierig: 11 % der Experten hatten Schwierigkeiten in Bezug auf die Worterteilung. Zur Erinnerung: Die Worterteilung erfolgte auf KUDO in zwei Etappen, d.h. zunächst durch die Wortmeldung des Experten, die dann vom Moderator akzeptiert werden musste, um dem Experten das Wort zu erteilen.

Aufgrund der Funktionsweise der KUDO-Plattform konnten nur bis zu 5 Personen in den Rednerbereich aufgenommen werden. Dieser Mangel an Sichtbarkeit während der Sitzungen stellte für 20 % der befragten Experten ein Problem dar. Die Begrenzung der Personenzahl ist auf die von KUDO benötigte maximale Bandbreitenkapazität und die Entscheidung der OIV zurückzuführen, den Rednerbereich in gleicher Weise wie das Podium bei physischen Sitzungen zu betrachten.

Weitere geringfügigere Einschränkungen wie die Zeitnische der Sitzungen (8 %), der Verlust des Passworts (9 %) oder Firewalls, die die Nutzung von KUDO verhinderten (9 %), sollten in Zukunft ebenfalls berücksichtigt werden.

Trotz der aufgetretenen Schwierigkeiten sind sich 83 % der befragten Experten darüber einig, dass die technischen Probleme von dem Team, das zu diesem Zweck bereitgestellt wurde, wirksam gelöst wurden. Während des gesamten Sitzungsmonats wurde eine ständige Verfolgung der von den einzelnen Teilnehmern angetroffenen Probleme gewährleistet.

Stärken der Plattform

Gleichzeitig kann man die Stärken anführen, die die Plattform bei der Abhaltung der Frühjahrssitzungen gezeigt hat.

83 % der Befragten begrüßten die Bereitstellung von Simultanübersetzungen. Die Nutzung der KUDO-Plattform ermöglichte es den Experten, die Sitzungen in den 5 Amtssprachen der OIV zu verfolgen. Dies war eine unabdingbare Voraussetzung und ausschlaggebend dafür, dass sich die OIV für KUDO entschieden hat.

Die Möglichkeit, sich von seinem Herkunftsland aus zuzuschalten, wurde von 68 % der Befragten als einer der Hauptvorteile hervorgehoben. Die Abhaltung virtueller Sitzungen hat nicht nur ermöglicht, die Arbeiten voranzubringen (18 Resolutionen wurden in die Stufe 7 geleitet), sondern auch dazu geführt, dass die Teilnahme der Experten zwischen 2019 und 2020 um 56 % gestiegen ist.

Trotz des fehlenden direkten Kontakts ist die überwiegende Mehrheit der Teilnehmer (7 von 10) mit der Interaktion und der Worterteilung, die durch die Nutzung dieser Plattform ermöglicht wurden, zufrieden.

Der erste Teil des Fragebogens wurde mit einer offenen Frage abgeschlossen. Die Experten wurden aufgefordert, Vorschläge zur Verbesserung künftiger OIV-Sitzungen auf dieser Plattform zu unterbreiten. Die OIV hat die 85 erhaltenen Antworten zur Kenntnis genommen und die Bemerkungen an KUDO weitergeleitet.

Die wichtigsten Aspekte sind die Optimierung des Chats (direkter Kanal zum Operator, mehr Klarheit in privaten Chats...), die Notwendigkeit, den Redner eindeutig zu identifizieren oder der manchmal langwierige Registrierungsprozess.

Portrait des OIV-Experten und übergreifende Trends

Im zweiten Schritt erfolgte eine Befragung, um das Profil der Experten zu erstellen, die die Plattform im Juni genutzt haben.

Der typische Nutzer arbeitete von zu Hause aus (59%), an einem Bürocomputer (64%), an einem Laptop (57%), der weniger als 3 Jahre alt war (42%). 86% der Experten verwendeten Windows und Google Chrome (91%) als Browser. 57 % der Experten nutzten eine WLAN-Verbindung und 43% einen Kabel- oder Glasfaseranschluss. Zu den Peripheriegeräten zählten hauptsächlich die des Rechners, darunter integrierte Kameras (86%) und integrierte Audio-Systeme (39 %). Trotzdem benutzten 39 % der Experten auch einen Kopfhörer. Von den Experten, die nicht an den Sitzungen teilgenommen haben, haben sich 53 % aus Zeitmangel und nicht aufgrund technischer Probleme nicht zugeschaltet.

Die Ausarbeitung dieses Profils ermöglicht uns, durch Abgleich der Daten die Ursache bestimmter Fehlfunktionen zu erkennen. So war z.B. die Verwendung des Chrom-Browsers für eine reibungslose Worterteilung notwendig. Von den Experten, die diesen Browser benutzt haben, gaben 13 % Probleme bei Wortmeldungen an; bei der Verwendung von Firefox war dies bei 60 % der Experten der Fall.

Ebenso hatten Experten, die 4G nutzten, wesentlich mehr Verbindungsprobleme (66%) als diejenigen, die Kabel- oder Glasfaser-Anschlüsse benutzten (jeweils 38 %).

Viele Probleme mit Ton und Bild sind darauf zurückzuführen, dass keine geeigneten Peripheriegeräte verwendet wurden. So sind Tonprobleme durch die Verwendung eines externen Kopfhörers von 37 % auf 16 % gesunken.

Nach einer Nachbesprechung mit KUDO wird unter Berücksichtigung der Antworten auf den Fragebogen ein zweites Dokument zu den Problemen erstellt, die vor den nächsten Sitzungen zu lösen sind.

Klicken Sie hier, um die Sitzungen anzuschauen!